Synchronizacja KSeF#

Synchronizacja to proces wymiany danych między KSeFką a systemem KSeF. Pobiera nowe faktury otrzymane i aktualizuje statusy faktur wysłanych.

Synchronizacja ręczna#

Na Pulpicie kliknij Synchronizuj KSeF. Postęp widoczny jest jako komunikat "Synchronizowanie (X/Y)..." na pulpicie oraz obracająca się ikona w pasku bocznym.

Przycisk synchronizacji wymaga wgranego certyfikatu KSeF. Jeśli certyfikat nie jest skonfigurowany, zamiast przycisku synchronizacji pojawi się Skonfiguruj KSeF kierujący do ustawień.

Gdy działa proces pracy w tle (sekcja Ustawienia → KSeF → Praca w tle), ręczną synchronizację i wysyłkę z karty faktury wykonuje ten proces, a okno czeka na wynik. Gdy proces jest zatrzymany albo włączony jest tryb awaryjny, aplikacja wykonuje je sama, jak dotąd; ponowna wysyłka i pobieranie starszych faktur idą zawsze w aplikacji.

Synchronizacja automatyczna#

W Ustawienia → KSeF → Synchronizacja możesz skonfigurować:

Synchronizacja przy starcie#

Zaznacz Automatyczna synchronizacja przy starcie, aby aplikacja pobierała faktury przy każdym uruchomieniu. Opcja włączona domyślnie.

Częstotliwość#

Wybierz jak często aplikacja ma sprawdzać nowe faktury:

Kilka firm#

Synchronizacja automatyczna obejmuje każdą firmę z tokenem albo certyfikatem KSeF, nie tylko firmę wybraną w oknie. Po synchronizacji firmy aplikacja wysyła też faktury z jej kolejki do KSeF. Gdy KSeF ograniczy liczbę zapytań jednej firmie, czekają też pozostałe firmy z tym samym NIP-em, bo KSeF liczy limity na NIP.

Pracę w tle firmy wyłączysz w Ustawienia → Firmy → Edytuj → Praca w tle. Aplikacja przestaje wtedy synchronizować tę firmę i wysyłać jej faktury z kolejki. Faktury z kolejki czekają, a lista firm pokazuje ich liczbę. Ręczna synchronizacja i wysyłka działają bez zmian.

Proces pracy w tle#

Synchronizację automatyczną, wysyłkę z kolejki i faktury cykliczne wykonuje osobny proces ksefka serve, który aplikacja uruchamia razem z oknem i wznawia po awarii. Jego stan zobaczysz w Ustawienia → KSeF → Praca w tle i w menu Praca w tle: wersję, numer procesu, czas startu i ostatnią synchronizację w tle każdej firmy.

• Zatrzymaj kończy proces po bieżącym przebiegu (najwyżej 30 sekund); do czasu Uruchom pracę w tle wykonuje sama aplikacja, jak w wersjach bez osobnego procesu.
• Tryb awaryjny ("Nie uruchamiaj osobnego procesu") zostawia pracę w tle w procesie aplikacji, dopóki jest włączony. Użyj go, gdy osobny proces sprawia problemy; włączenie działa od następnego uruchomienia aplikacji, a po wyłączeniu wystarczy Uruchom.
• Proces synchronizuje po kolei każdą firmę środowiska z włączoną pracą w tle. Ikona w pasku bocznym obraca się i powiadomienia o nowych fakturach pojawiają się dla firmy wybranej w oknie; stan pozostałych firm jest w sekcji Praca w tle.
• Fakturę wystawioną firmy z włączoną pracą w tle, której wysyłkę przerwało zamknięcie aplikacji, proces wysyła ponownie tym samym numerem; pozostałe wracają do szkicu z przyczyną w szczegółach. Aplikacja pokazuje, co wysłał ponownie, co zostało w szkicu, a co zostało w stanie wysyłania do następnej próby.

Praca w tle po zamknięciu okna#

Domyślnie proces pracy w tle kończy się razem z oknem. W Ustawienia → KSeF → Praca w tle wybierzesz tryb Po zamknięciu okna, do wylogowania z systemu: KSeFka pobiera wtedy faktury z KSeF i wysyła faktury z kolejki także przy zamkniętym oknie, a po ponownym otwarciu aplikacja łączy się z działającym procesem. Przy pierwszym zamknięciu okna w tym trybie, gdy proces działa, aplikacja przypomina o tym jednym komunikatem.

Tryb Zawsze, od zalogowania do systemu uruchamia proces pracy w tle po każdym zalogowaniu do systemu, bez otwierania aplikacji. Aplikacja dodaje wtedy wpis startowy (bez uprawnień administratora): na macOS LaunchAgent, na Linuksie usługę użytkownika systemd, na Windows wpis autostartu. Przy każdym uruchomieniu w tym trybie sprawdza wpis i naprawia go, np. po przeniesieniu aplikacji do innego folderu. Gdy aplikacja działa z obrazu dysku (DMG) albo z Pobranych tuż po pobraniu (macOS uruchamia ją wtedy z tymczasowej lokalizacji), a CLI nie jest jeszcze zainstalowane z folderu Programy, tryb się nie włączy: przenieś aplikację do folderu Programy, otwórz ją stamtąd i zainstaluj CLI w Ustawieniach. Zatrzymaj wstrzymuje proces do następnego uruchomienia aplikacji albo logowania, a wybór innego trybu usuwa wpis.

Gdy masz licencję PRO albo okres próbny, a praca w tle kończy się z oknem, aplikacja po pierwszej udanej synchronizacji pyta, czy KSeFka ma pobierać faktury także wtedy, gdy jest zamknięta. Odpowiedź "Tak" włącza tryb Zawsze, od zalogowania do systemu, a "Tylko gdy KSeFka jest otwarta" zostawia tryb domyślny. Okno zamknięte bez odpowiedzi wraca raz, po pierwszej udanej synchronizacji przy następnym uruchomieniu aplikacji; potem tryb zmienisz już tylko w Ustawieniach. Pytanie pada osobno w każdym środowisku KSeF, ale nie częściej niż raz na uruchomienie aplikacji: środowisko, na które przełączysz się w trakcie pracy, zapyta przy jednym z następnych uruchomień.

Oba tryby pracy po zamknięciu okna wymagają licencji PRO albo okresu próbnego. Gdy jeden z nich jest włączony, baner w ostatnim tygodniu okresu próbnego ostrzega, że po jego końcu aplikacja przestanie pobierać faktury przy zamkniętym oknie. Gdy okres próbny się skończy, tryb wraca do "Tylko gdy aplikacja jest otwarta", a aplikacja mówi o tym przy uruchomieniu i w sekcji Praca w tle.

Postęp synchronizacji#

Podczas synchronizacji:

• Na Pulpicie wyświetla się pasek postępu z liczbą przetworzonych faktur
• W pasku bocznym ikona środowiska KSeF się obraca
• Możesz kontynuować pracę w aplikacji — synchronizacja działa w tle

Wyniki synchronizacji#

Po zakończeniu pojawia się powiadomienie z podsumowaniem:

• Liczba nowych faktur
• Liczba zaktualizowanych faktur
• Liczba pominiętych duplikatów

Jeśli wystąpiły problemy, wyświetlane są ostrzeżenia z opisem.

Środowiska KSeF#

KSeF udostępnia trzy środowiska: Test, Demo i Produkcja. Każde ma osobną bazę danych w KSeFce i wymaga osobnej konfiguracji firmy oraz certyfikatu. Szczegóły — patrz Pierwsze kroki.

Przełączanie: Ustawienia → KSeF → wybierz środowisko.

Przy przełączaniu na Test lub Demo pojawi się ostrzeżenie o publicznym dostępie do danych — to środowiska testowe Ministerstwa Finansów, nie używaj ich do prawdziwych faktur.

Sesje KSeF#

Sesja to uwierzytelnione połączenie z systemem KSeF. Sesja jest wymagana do synchronizacji i wysyłania faktur.

Nawiązywanie sesji#

W Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie kliknij Uwierzytelnij. Sesja zostanie nawiązana za pomocą wgranego certyfikatu.

Wygaśnięcie sesji#

Sesja KSeF może wygasnąć po pewnym czasie. Gdy to nastąpi, pojawi się powiadomienie. Kliknij Uwierzytelnij ponownie, aby nawiązać nową sesję.

Wylogowanie#

Kliknij Wyloguj, aby zakończyć bieżącą sesję.

Logowanie jako jednostka podrzędna (IDWew)#

Jeśli logujesz się do KSeF nie jako cała firma, lecz jako jej dział lub jednostka podrzędna, której token albo certyfikat KSeF wystawiono na identyfikator wewnętrzny IDWew (NIP-XXXXX — NIP firmy plus 5 cyfr) zamiast na główny NIP, ustaw ten kontekst w programie:

1. Wejdź w Ustawienia → Firmy → (edytuj firmę) i znajdź sekcję "Kontekst uwierzytelniania KSeF".
2. W polu "IDWew jednostki" wpisz identyfikator swojej jednostki (np. 1234567890-00001) i kliknij Zapisz.

IDWew musi zaczynać się od NIP firmy — program to sprawdza i odrzuca niezgodny format. Zmiana zadziała przy następnym logowaniu (np. przy kolejnej synchronizacji), dlatego po jej zapisaniu zaloguj się ponownie.

Gdy kontekst IDWew jest ustawiony:

• uwierzytelnianie wysyła do KSeF identyfikator typu InternalId zamiast NIP,
• synchronizacja pobiera wyłącznie faktury tej jednostki (KSeF udostępnia je jako "Podmiot3"), a nie całego NIP firmy.

Pozostaw pole puste, aby uwierzytelniać się głównym NIP firmy (zachowanie domyślne).

Certyfikat KSeF#

Certyfikat jest niezbędny do uwierzytelnienia i wysyłania faktur. Szczegóły wgrywania certyfikatu — patrz Pierwsze kroki.

Status certyfikatu widoczny w Ustawienia → KSeF:

• Certyfikat ważny do [data] — certyfikat aktywny
• Certyfikat wygasa za N dni — ostrzeżenie przy ważności poniżej 30 dni
• Certyfikat wygasł — wymaga odnowienia

Rozwiązywanie problemów#

"Skonfiguruj KSeF" zamiast przycisku synchronizacji#

Brak certyfikatu. Przejdź do Ustawienia → KSeF i wgraj certyfikat.

"Błąd połączenia z KSeF"#

Nie udało się połączyć z serwerem KSeF. Sprawdź:

• Czy jesteś uwierzytelniony — sesja mogła wygasnąć (patrz Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie)
• Połączenie z internetem
• Czy certyfikat nie wygasł
• Czy wybrane środowisko jest dostępne

Sesja wygasła#

Ponownie uwierzytelnij się w Ustawienia → KSeF → Uwierzytelnianie.

KSeF odrzucił dane logowania#

Gdy KSeF odrzuci token albo certyfikat firmy, unieważni uwierzytelnienie albo firma nie ma uprawnień, aplikacja pokaże o tym jeden komunikat i wstrzyma pracę w tle tej firmy. Przy firmie na liście pojawi się znacznik. Gdy wymienisz token albo certyfikat (certyfikat w Ustawienia → KSeF wybranej firmy) albo poprawisz IDWew (Ustawienia → Firmy → Edytuj, "Kontekst uwierzytelniania KSeF"), praca w tle wróci sama przy następnej synchronizacji. Jeśli dane logowania się nie zmieniły (np. uprawnienia nadano w KSeF później), kliknij Spróbuj ponownie w Ustawienia → Firmy → Edytuj → Praca w tle.

Brak nowych faktur po synchronizacji#

• Faktury mogą pojawić się w KSeF z opóźnieniem (do kilku minut)
• Sprawdź, czy wybrane środowisko jest prawidłowe
• Upewnij się, że NIP firmy jest poprawny