Faktury otrzymane#

Faktury otrzymane to faktury wystawione przez kontrahentów na Twoją firmę. Trafiają do KSeFki na dwa sposoby: automatycznie przez synchronizację z KSeF lub ręcznie.

Synchronizacja z KSeF#

Faktury otrzymane pobierane są automatycznie podczas synchronizacji KSeF. Po synchronizacji pojawiają się na liście faktur ze statusem Zsynchronizowana.

Aby ręcznie uruchomić synchronizację, kliknij Synchronizuj KSeF na Pulpicie lub poczekaj na automatyczną synchronizację (jeśli włączona w ustawieniach).

Szczegóły synchronizacji — patrz Synchronizacja KSeF.

Ręczne dodawanie#

Faktury od kontrahentów zagranicznych nie trafiają do KSeF — możesz je dodać ręcznie, aby mieć pełny obraz kosztów w jednym miejscu. Dodawanie tych faktur nie jest wymagane przez KSeF.

1. Utwórz nową fakturę
2. Ustaw kierunek na Otrzymana
3. Wypełnij dane kontrahenta i pozycje
4. Zapisz

Ręcznie dodana faktura otrzymuje status Zewnętrzna — oznacza, że nie pochodzi z KSeF. Można ją edytować i usuwać, ale nie można jej synchronizować z KSeF.

Przeglądanie faktur otrzymanych#

Na liście faktur użyj filtrów, aby wyświetlić tylko faktury otrzymane. Na Pulpicie kliknij kafelek Otrzymane (ten miesiąc), aby szybko przejść do filtrowanej listy.

Każda faktura otrzymana zawiera:

• Numer faktury nadany przez wystawcę
• Numer KSeF (jeśli zsynchronizowana)
• Dane kontrahenta (wystawcy)
• Pozycje z kwotami netto, VAT i brutto
• Daty: wystawienia, sprzedaży, płatności

Zapłać QR-em (PRO)#

W szczegółach nieopłaconej faktury otrzymanej w PLN wyświetla się kod QR w standardzie ZBP ("zeskanuj i zapłać"). Zeskanuj go w aplikacji swojego banku — numer rachunku sprzedawcy, kwota, tytuł przelewu i NIP odbiorcy wypełnią się same. Po opłaceniu oznacz fakturę jako zapłaconą, a kod zniknie.

• Numer rachunku pochodzi z faktury (pole płatności w KSeF) — gdy faktura go nie zawiera, zamiast kodu zobaczysz stosowny komunikat
• Dla kwot powyżej 9 999,99 zł (limit formatu ZBP) kod przenosi dane przelewu bez kwoty — aplikacja pokazuje ją obok, do wpisania ręcznie w banku
• Kod dotyczy przelewów krajowych — faktury w PLN

Biała lista VAT (PRO)#

Przelew powyżej 15 000 zł na rachunek spoza Wykazu podatników VAT (białej listy) oznacza utratę kosztu w PIT lub CIT i odpowiedzialność solidarną za VAT sprzedawcy. KSeFka sprawdza rachunki z faktur otrzymanych w wykazie Ministerstwa Finansów i zapisuje każdy wynik razem z numerem potwierdzenia MF. Funkcja działa w środowisku produkcyjnym KSeF i wymaga licencji PRO albo trwającego okresu próbnego; bez PRO przy numerze rachunku stoi szara korona z opisem funkcji.

Sprawdzanie automatyczne#

Około minuty po każdej synchronizacji z KSeF aplikacja sprawdza nowe, nieopłacone faktury otrzymane płatne przelewem (bez podzielonej płatności), wystawione w ostatnich 90 dniach. Jedno zapytanie obejmuje do 30 sprzedawców, a wynik dla sprzedawcy obowiązuje przez cały dzień, więc dziesięć faktur od tej samej firmy to jedno zapytanie. Gdy choć jeden rachunek okaże się spoza listy, pojawia się ostrzeżenie z liczbą faktur i przyciskiem Pokaż, który otwiera listę faktur otrzymanych z włączonym filtrem Spoza białej listy. Gdy wszystkie rachunki są na liście, aplikacja nie pokazuje żadnego komunikatu.

Wykaz MF ma dzienny limit zapytań. Gdy limit się wyczerpie, aplikacja wstrzymuje sprawdzanie do północy i informuje o tym raz; niesprawdzone rachunki czekają na następny przebieg.

Ikona przy numerze rachunku#

W szczegółach faktury otrzymanej, w karcie Dane faktury, przy każdym polskim numerze rachunku stoi ikona stanu:

• szara lupa: rachunek jeszcze niesprawdzony; kliknięcie sprawdza go od razu, także przy fakturze opłaconej albo starszej niż 90 dni
• zielony znacznik: rachunek jest na białej liście, podpowiedź podaje datę sprawdzenia
• czerwony znak zakazu i czerwone tło numeru: rachunku nie ma na białej liście
• bursztynowy trójkąt: sprawdzenie się nie udało (limit zapytań, awaria wykazu); kliknięcie pokazuje przyczynę i przycisk ponownego sprawdzenia

Sprzedawca zwolniony z VAT albo wykreślony z rejestru nie ma rachunków w wykazie, więc przy jego fakturach ikona się nie pojawia. Kliknięcie zielonej lub czerwonej ikony otwiera okno z datą sprawdzenia, numerem potwierdzenia MF do skopiowania i przyciskiem Sprawdź ponownie. Każde sprawdzenie zostaje w dzienniku jako dowód należytej staranności; nowe sprawdzenie dopisuje wpis, nie kasuje poprzedniego. Gdy rachunku nie ma na liście, sekcja Zapłać QR-em zasłania kod i pokazuje ostrzeżenie.

Lista faktur i sprawdzenie zbiorcze#

Faktura otrzymana z rachunkiem spoza listy ma na liście faktur, w kolumnie statusu, czerwony znak zakazu. Obok przełączników Niezapłacone i Poza KSeF jest przełącznik Spoza białej listy, który zostawia tylko takie faktury i łączy się z pozostałymi filtrami. Zaznaczone faktury otrzymane sprawdzisz zbiorczo: menu Plik płatności → Sprawdź na białej liście VAT. Podsumowanie podaje, ile rachunków jest na liście, ile poza nią, ilu nie udało się sprawdzić i ilu sprawdzenie nie dotyczy.

Przed plikiem przelewów#

Przed zapisem zwykłego pliku przelewów (Elixir-0) KSeFka sprawdza ponownie rachunek odbiorcy każdej wybranej faktury, chyba że sprzedawca był sprawdzony tego samego dnia. Gdy któryś rachunek jest spoza listy albo nie dał się sprawdzić, przed zapisem pokazuje się okno z tymi fakturami i wyborem dla każdej z nich:

• Usuń z pliku: domyślny wybór dla rachunku spoza listy
• Zapłać w MPP: przelew trafia do tego samego pliku jako podzielona płatność, która wyłącza obie sankcje
• Zapłać mimo to: domyślny wybór, gdy sprawdzenie się nie udało

Próg 15 000 zł dotyczy transakcji, nie pojedynczej faktury. Po zapisie pliku ze zwykłym przelewem na rachunek spoza listy aplikacja przypomina o ZAW-NR. Pliki z podzieloną płatnością i SEPA nie są sprawdzane. Plik przelewów z CLI i MCP pomija faktury z rachunkiem spoza listy według ostatniego zapisanego sprawdzenia i wymienia je w podsumowaniu.

Oznaczanie jako przeczytane#

Nowe faktury z synchronizacji są domyślnie nieprzeczytane. Liczba nieprzeczytanych faktur widoczna jest jako czerwona etykieta w menu bocznym przy Faktury.

Aby oznaczyć jako przeczytaną:

• Otwórz fakturę — zostanie automatycznie oznaczona
• Lub zaznacz wiele faktur na liście i użyj akcji zbiorczej Oznacz jako przeczytane

Filtrowanie#

Na liście faktur dostępne są te same filtry co dla faktur wystawionych:

• kontrahent: — szukaj po nazwie lub NIP kontrahenta
• numer: — szukaj po numerze faktury
• wartosc-od: / wartosc-do: — filtruj po kwocie brutto
• przedmiot: — szukaj w nazwach pozycji
• status: — filtruj po statusie (np. status:zsynchronizowana)

Generowanie PDF#

Dla każdej faktury otrzymanej możesz wygenerować PDF:

• Otwórz szczegóły faktury
• Kliknij przycisk generowania PDF
• Wybierz wersję językową (polski lub angielski)

PDF dla faktur zsynchronizowanych z KSeF zawiera numer KSeF.

Podsumowanie na pulpicie#

Na Pulpicie widoczne jest:

• Otrzymane (ten miesiąc) — liczba faktur otrzymanych w bieżącym miesiącu
• Podsumowanie miesięczne — łączna kwota brutto otrzymanych faktur z podziałem na waluty

Filtr jednostki wewnętrznej (firmy wielooddziałowe)#

Jeśli firma ma kilka placówek lub działów na jednym NIP, dostawcy mogą adresować faktury zakupu do konkretnej jednostki przez pole Podmiot3 "Odbiorca" z identyfikatorem IDWew (NIP-XXXXX). Możesz ograniczyć widok do jednej takiej jednostki:

1. Wejdź w Ustawienia → Firmy → (edytuj firmę) → Filtr jednostki.
2. Wpisz IDWew jednostki (np. 1234567890-00001) i zapisz.

Po ustawieniu profil pokazuje wyłącznie faktury zakupu zaadresowane do tej jednostki — dotyczy to listy faktur, liczników na pulpicie, podsumowania miesięcznego oraz licznika nieprzeczytanych. Filtr obejmuje też sprzedaż: faktury wystawione oznaczone IDWew innej jednostki (Podmiot3 w roli wystawcy, np. "JST — wystawca") są ukrywane, a faktury bez oznaczenia jednostki (w tym robocze tworzone w aplikacji) pozostają widoczne.

Nad listą faktur pojawia się baner "Pokazuję tylko jednostkę: …" z przyciskiem Pokaż wszystkie, który tymczasowo wyłącza filtr (bez kasowania ustawienia — po ponownym uruchomieniu lub zmianie firmy filtr wraca).